Dal lancio del prodotto alle presentazioni degli investitori, nel clima attuale, gli eventi virtuali sono diventati essenziali per le aziende che desiderano connettersi con i propri clienti. Ma se non hai pianificato un evento virtuale prima, può sembrare scoraggiante. Con così tante opzioni di hosting, plug-in e aspetti tecnici a cui pensare, qual è il posto migliore per iniziare?

Grazie ai suggerimenti di una nota agenzia di organizzazione eventi a Milano abbiamo raccolto alcuni suggerimenti importanti per semplificare la pianificazione e rendere il tuo evento virtuale un successo.

Focus sui contenuti

Quando organizzi il tuo evento, è importante mantenere l’obiettivo e lo scopo in primo piano nella tua mente. È facile lasciarsi coinvolgere da una grafica appariscente e da divertenti componenti aggiuntivi, ma stanno aiutando ad elevare il tuo messaggio? Gli intervalli di concentrazione diminuiscono notevolmente quando si visualizza una riunione o un evento in formato digitale, quindi è importante continuare a trasmettere i messaggi chiave per evitare che vengano persi. Traccia i punti principali che vuoi che il tuo pubblico tolga prima di iniziare qualsiasi altra pianificazione, quindi in ogni fase della pianificazione del tuo evento, chiediti: “Questo aiuterà a guidare il mio messaggio”? Se la risposta è no, potrebbe essere meglio andare in una direzione diversa.

Considera il tuo target

Come con qualsiasi marketing, è importante considerare chi è il tuo pubblico e quali sono le loro esigenze. Ad esempio, se stai organizzando un lancio di prodotto per giovani blogger e influencer, vorrai trovare modi per creare storie o immagini degne dei social media, possibilmente a cui è meglio accedervi da un dispositivo mobile. Considerando che, se il tuo evento è destinato a grandi aziende digitali e tecnologiche, potresti aver bisogno di una piattaforma di hosting di eventi con sicurezza informatica aggiuntiva. Tieni a mente il tuo pubblico durante la pianificazione del tuo evento.

Scegli la piattaforma giusta

Ci sono un sacco di piattaforme di eventi virtuali tra cui scegliere e scegliere quella giusta può sembrare complicato. Fortunatamente, quando inizierai a scegliere la tua piattaforma, avrai considerato i due punti precedenti: storia e pubblico. I fattori chiave delineati per quelli aiuteranno a restringere le scelte della piattaforma. Alcune cose da considerare quando si sceglie la propria piattaforma di hosting includono:

• Capacità della riunione: quanti partecipanti può ospitare?
• Supporto per sale riunioni interattive: è necessaria l’opzione per creare riunioni separate e più piccole?
• Personalizzazione: è possibile incorporare il marchio / le immagini dei prodotti 3D / i video / le presentazioni ecc
• Download: la piattaforma richiede il download? I delegati saranno felici di farlo?
• Usabilità: la piattaforma è facile da usare per il pubblico previsto? È facile programmare e partecipare al tuo evento?
• Altoparlanti: la piattaforma consente più host? I tuoi altoparlanti possono accedervi facilmente?

Pensa al tuo set-up

Se intendi trasmettere in live streaming il tuo evento, considera lo spazio da cui presenterai. Se stai ospitando da casa, chiediti: lo spazio ha un aspetto professionale? Il suono e l’illuminazione sono buoni? Hai un facile accesso a oggetti di scena o prodotti di cui hai bisogno? È una buona idea testare prima la tua configurazione durante una chiamata con amici o familiari, per verificare che tutto funzioni correttamente e risolvere eventuali problemi prima di trasmettere in streaming al tuo pubblico dal vivo. C’è anche la possibilità di assumere uno spazio per eventi professionale, con una configurazione completa per lo streaming. Questo può essere costoso ma può anche aumentare in modo significativo la qualità del flusso video e dell’audio e darti uno spazio elegante da cui ospitare, con un set di marca e tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano. Considera il tuo pubblico e il tuo budget e poi esamina le tue opzioni.

Includere la partecipazione del tuo pubblico

Ammettiamolo, non importa quanto sia interessante qualcosa, quando stiamo semplicemente ascoltando qualcuno che parla, la durata dell’attenzione è breve. E quando la persona che parla si trova dall’altra parte dello schermo di un computer, la tentazione di scorrere i nostri telefoni o di fare una tazza di tè è semplicemente troppo grande. Ecco perché tutti i buoni eventi includono una qualche forma di partecipazione del pubblico. Coinvolgere i partecipanti è un modo infallibile per mantenere l’attenzione, sia che si tratti di un breve quiz, di un’attività rompighiaccio o di domande e risposte. Ci sono un sacco di opzioni per incorporarlo, sia tramite un’app separata, un secondo schermo o semplicemente attraverso il tuo live streaming.

Crea Hype per il tuo evento

Questo è più per lanci di prodotti ed eventi che non sono “solo su invito”. Alcuni mesi prima del tuo evento, inizia a creare un ronzio attorno ad esso. Dovrai assicurarti di avere un messaggio coerente da trasmettere e anche un video o un’immagine teaser può essere d’aiuto. Promuovi il tuo evento nei blog e sui social media per ottenere una maggiore partecipazione. Potresti anche considerare i relatori ospiti pertinenti al tuo messaggio. Gli influencer e gli esperti possono essere un ottimo punto di forza e possono aiutarti ad aumentare la tua portata diffondendo la voce ai propri follower.

Non lasciare che la fine sia la fine

Hai fatto tutta la tua pianificazione e consegnato un grande evento, ma questo è solo l’inizio. Affinché il tuo evento abbia successo, devi seguire. È qui che i contenuti che hai creato diventano ancora più preziosi. Devi mantenere vivo il tuo messaggio. Riutilizza i tuoi contenuti per inviare diapositive scaricabili. Crea video di piccole dimensioni o grafiche per social media che possono essere pubblicate regolarmente. Riscrivi i tuoi contenuti in un comunicato stampa post-evento. Più manterrai il messaggio in primo piano nella mente delle persone, più successo avrà il tuo evento. Esamina alcuni siti e app di acquisizione dati che possono essere eseguiti insieme al tuo evento per acquisire i dettagli dei partecipanti. In questo modo puoi seguire alcuni giorni dopo l’evento.

Come per qualsiasi evento, la pianificazione di un evento virtuale richiede un duro lavoro e una ricerca per ottenere il risultato giusto, ma investire tempo in quelle prime fasi si rivelerà inestimabile. Che tu stia pianificando il tuo evento internamente o lavorando con un’azienda di eventi, tieni presente il tuo pubblico e il tuo messaggio durante tutto il processo e sicuramente seguiranno ottimi risultati.